Mettre sur pied un tableau bord qui informe de la réalisation des membres equipe
Dans le cadre d’un suivi efficace des travaux d’une équipe, le chef Hiérarchique ou celui qui a reçu une Formation management, doit disposer d’un Tableau de bord pour mesurer la progression de chaque membre de l’équipe. La question est de savoir comment il doit procéder pour arriver à mesurer le taux de progression de chaque employé. L’entreprise processus, pour bien aboutie, oblige le manager à mettre au pied une planification projet afin de suivre la réalisation projet. Lorsque chaque employé est en train de réaliser la tâche qui lui est confiée, le manager peut mesurer sa performance à chaque étape de la planification. Dans cette condition, l’entreprise peut être sûre d’Atteindre les objectifs qu’elle s’est fixées en s’appuyant sur le Leadership du manager.
Pour objectifs à atteindre, votre logiciel doit être un outil de management
Vu la complexité de la définition des Processus d entreprise pour une équipe, le développement d’une stratégie est nécessaire pour prétendre à l’Atteinte des objectifs. Pour s’assurer la réussite et la Gestion de projet, les managers ou les Consultants doivent utiliser un logiciel professionnel de realisation projet, ce qui est d’ailleurs obligatoire pour projets sérieux. Le Pilotage de projet pour toute entreprise soucieuse de performance, doit s’inscrire dans un processus comment, c’est-à-dire dans une attitude de questionnement pour identifier les besoins et y apporter des réponses pertinentes à travers un project management. Pour y arriver, le manager doit repartir les taches au sein de son équipe de process. Il est nécessaire de déterminer le type de travail à confier à chaque employé car chaque membre de l’équipe a un profil compatible à des travaux spécifiques. En tant que manager, les membres de votre service doivent disposer de votre liste des tâches à accomplir afin de bien suivre la progression des travaux et permettre une cohesion equipe autour du projet. Les techniques de travail utilisées ou des mesures de la performance du logiciel ou Outils de gestion, doivent être simples et compréhensibles pour toute l’équipe de travail. Le management doit être ici l’outil de travail.
La mobilisation de l’equipe
Pour Piloter la mobilisation, l’objectif principal doit se tourner vers l’obtention d’une vision claire de la définition du process. En effet les Rôles et les tâches concernant les membres de l’entreprise doivent être cartographiées et identifiées. Ceci demande de la Maturité et une capacité Agile. Cela veut dire que vous devez avoir un esprit Collaboratif afin de travailler étroitement avec les membres de votre équipe pour saisir leur façon d’exécuter les ordres relatifs à l’accomplissement du travail. Il faut détenir un Savoir-être et un Esprit d équipe. Il est important de comprendre que ce sont les employés qui sont les Leviers de l’entreprise et c’est eux qui exécutent les tâches étape par étape. Ainsi en les impliquant profondément dans la définition du process, chacun a son niveau vous dira comment il arrive à faire son travail. Lorsqu’un employé mentionne le nom d’un autre employé sur une question spécifique, il faut remonter à l’employé cité et lui poser la même question afin de s’assurer que le process est continu ou discontinu entre les deux employés. Cette approche difficile à son atout en mobilisant l’équipe. Vous aurez une vision détaillée du fonctionnement de vos collaborateurs et cela vous permettre d’élaborer des process performants.
L’élaboration d’un organigramme
Avec les informations recueillies au cours de la mobilisation en posant des questions, définissez un plan visuel c’est-à-dire une représentation visuelle des process. Il est important ici de faire au début :
- un organigramme simple.
- avec celui-ci, vous pouvez y ajouter progressivement des éléments nécessaires.
- visiblement, il vous sera facile de détecter les points de connexion
- et de procéder à une misse en place des process.
L’intérêt de la création d’un Diagramme réside dans le fait que vous aurez facilement une vue d’ensemble des process, des entrées, des personnes, des contrôles, des sorties et de tous les autres mouvements. Ces informations vous permettront de définir des process efficaces afin de simplifier et de rendre optimal le système de votre entreprise. Autrement ces données issues de la cartographie des process opérationnels vous permettront d’améliorer le rendement de l’entreprise. Cette étape est capitale car elle sera d’un apport significatif dans les étapes suivantes.
La détection des problèmes dans le processus de travail
Il est important de se rappeler que le but poursuivi est de définir des process pour votre équipe. Pour cette raison, il faut au préalable connaitre comment elle travaillait. En mettant en lumière les flux par des questions posées pour recenser des informations, vous devez avoir à l’esprit de les améliorer. Généralement, il faut détecter les maillons faibles et les corriger. Le travail bien fait en amont avec la mobilisation permettra naturellement d’identifier les facteurs manquants ou les parties imparfaites des process. Avec des prises de notes, vous pouvez constater par exemple qu’un employé est responsable du retard d’un autre puisqu’il ne donne presque jamais les informations demandées au temps voulu. L’employé qui demande l’information est donc considérablement ralenti et cela déteint sur son rendement. L’élaboration des points problématiques et leurs discussions aux cours des réunions permettent de contourner les obstacles et de définir des process efficients.
L'élaboration d'un meilleur process
Cette étape est décisive. Après avoir recensé toutes les données concernant les process et identifier les maillons méritant une Amélioration continue, c’est le temps de passer à la création des flux de travail qui constituent les meilleurs process pour votre équipe. Cette élaboration ne doit pas oublier le traitement des problèmes d’opération qui entravent un bon fonctionnement de l’ensemble du système. La mise en place réelle de la définition finale des process, doit se faire par des discussions avec votre équipe. Il faut donc leur poser des questions sur les obstacles, sur les outils nécessaires à l’accomplissement des tâches, sur les moyens de simplification des tâches, etc.
Depuis le début, vous avez travaillé à Formaliser un organigramme simplifié, maintenant vous allez compléter votre organigramme avec des éléments manquants. Cela permet de créer la représentation visuelle finale. À la lecture de ce plan visuel, vous devez vous assurer que tous les problèmes sont traités. Toutefois, il est important de rappeler que le manager ou le chef d’entreprise ne doit pas penser que l’organigramme doit être complexe.
