Bien apprendre à recadrer une personne au travail

Au sein d’une entreprise, il peut arriver que les agissements d’un ou de plusieurs employés ne soient pas conformes au règlement en vigueur : retard, absences non justifiées, échauffourées avec les autres ou avec l’employeur, non-respect des délais et autres. En fonction de la faute commise, un certain nombre de mesures sont prises en vue de sanctionner ce genre de comportement et de recadrer les personnes concernées. Quelle est la bonne méthode pour recadrer un salarié qui a commis une erreur plus ou moins grave ?

Comment recadrer un salarié à huis clos ?

En tant que manager d’entreprises ou membres du conseil disciplinaire d’une société, il est très important de savoir recadrer son ou ses salariés. La phase de recadrage n’est pas en principe une sanction (et permet aussi d'éviter les conflits). Elle permet de ramener l’employé fautif sur la bonne voie. Elle peut se faire parfois même à plusieurs reprises. C’est après cela qu’intervient la sanction dans certains cas. Le but du recadrage est bien évidemment de ne pas en arriver à ce point. C’est pour cela qu’il est très important de mener cette démarche de sorte à construire ou à améliorer plutôt qu’à déstabiliser ou à démotiver le salarié concerné. Voici les étapes pour aboutir.

Convoquer le concerné pour un entretien

Il est très important de parler seul à seul avec son employé quand celui-ci commet une erreur. Pour ce faire, vous devez convenir d’un entretien avec ce dernier. Vous avez le choix entre l’informer au préalable du motif de la rencontre ou le faire à l’entretien, mais il est recommandé de lui en toucher quelques mots avant la rencontre. À cette réunion, vous pourrez exposer au salarié les faits qui lui sont reprochés sans faux-fuyants. Vous en saurez davantage sur les motivations de ses actions. À cet entretien, vous pourrez également lui prodiguer des conseils afin de l’emmener à changer de conduite et à devenir meilleur (et ne pas devenir toxique pour l'entreprise)

Si ce n’est pas inévitable, il est déconseillé de le faire devant les autres salariés, vous devez le faire en aparté. C’est-à-dire prendre un rendez-vous et lui demander des explications. Il est important de signaler que parfois le mode de recadrage peut être défini dans les règlements des entreprises. Il convient dans ce cas de suivre à lettre les recommandations du règlement.

Se préparer pour l’entretien

Il est nécessaire de se préparer pour le jour de la rencontre avec le salarié. En effet, il faut prendre le temps de s’instruire sur la question afin de pouvoir avancer des arguments solides (il faut faire la même chose pour savoir licencier sans créer de troubles). Il faut donc lister les différents comportements observés avec des illustrations ou exemples concrets. Vous pouvez également répertorier quelques indications ou conseils à lui apporter.


L’entretien de recadrage proprement dit

Le but principal de l’entretien de recadrage n’est pas de chercher à connaître ou à entendre les justifications des actions posées par le salarié, mais plutôt de faire changer les choses. Cependant, en écoutant ce dernier, il est possible de déceler des éléments qui aideront à proposer des solutions adéquates. Durant l’entretien, vous devez adopter les comportements suivants.

  • Soyez clair et concis

Lors de votre entrevue avec le salarié, ne tournez pas autour du pot. Dites directement à votre subordonné ce que vous lui reprochez concrètement tout en choisissant les mots appropriés. Utilisez aussi un langage que celui-ci peut comprendre puisque c’est l’objectif de la rencontre. Dans votre discours ou argumentation, veillez à ne pas rabaisser (apprendre à gérer les conflits) ou enfoncer encore plus votre subalterne. Par ailleurs, dites-lui très clairement vos attentes à la fin de cet entretien. Soyez objectif, soyez constructif !

  • Montrez au salarié l’impact de ses actions sur le travail et sur l’entreprise

Ceci va lui permettre de comprendre l’ampleur et les conséquences de ses actions. Il comprendra alors qu’il devra tout faire pour réparer le préjudice causé.

  • Donnez-lui la parole et écoutez de façon active

Après avoir exposé à votre subalterne les faits qui lui sont reprochés et lui avoir présenté les conséquences de ses actions. Laissez-lui la parole et prêtez attention à ce qu’il vous dira. Votre objectif étant que les choses se passent désormais mieux, vous devez donc écouter ses justifications ou préoccupations. Il est important que vous le laissiez s’exprimer librement sans qu’il ne sente aucune pression ou intimidation.

  • Assurez-vous qu’il a assimilé tout ce que vous lui avez dit

Vérifiez que votre collaborateur a compris ce que vous lui reprochiez et ce que vous attendez de lui. Vous pouvez lui demander de faire un résumé de votre entretien. Aussi, demandez-lui de vous dire ce qu’il compte faire pour améliorer la situation.

  • Faites lui prendre un engagement

Demandez à votre collaborateur de prendre l’engagement d’appliquer tout ce qui vient d’être dit. Cela peut passer même par l’établissement d’un contrat l’engageant à ne plus reprendre les mêmes erreurs. Vous pouvez y signifier les conséquences qu’il encoure s’il ne respecte pas les clauses de ce contrat.

Vous pourrez dès lors lever la séance sans oublier de l’encourager. En outre, il vous faudra le placer en observation dans les jours qui suivent la séance.

Dans quels cas recadrer le salarié devant son équipe ? 

Il peut arriver que le responsable soit amené à recadrer un salarié devant son équipe. Voici quelques situations dans lesquelles cela peut survenir.

  • Lorsque la faute a été commise en équipe

Souvent, le manager peut recadrer son collaborateur devant les autres collègues lorsque la faute a été commise en groupe. Dans ce cas, lorsque les parts de responsabilités sont établies, le responsable est en mesure de recadrer le salarié devant les autres. En effet, il n’est pas évident de faire passer chaque employé en entretien personnel. Cependant, recadrer son employé devant les autres membres de son service doit se faire dans le strict respect.

  • Lors d’une réunion

Il peut arriver que le manager recadre un salarié qui a ponctuellement un souci. Par exemple, si ce dernier présente un comportement inacceptable, le responsable peut se donner le droit de réagir automatiquement afin de ramener l’employé à l’ordre. Par contre, il est déconseillé de le faire devant des clients. Cela pourrait montrer aux personnes extérieures les problèmes que vous rencontrez au sein de votre structure.