Planifiez l’audit
La première étape dans la réalisation d’une analyse, c’est la préparation de celle-ci. Cela se fait bien avant le terrain. En tant qu’auditeur, vous devez d’abord vous juger apte à mener cette mission à bien. Il est important que vous soyez totalement objectif dans vos positions. Pour cela, vous ne devez avoir aucun lien, d’aucune nature avec l’entreprise auditée (ou réaliser notre formation au management).
Après cela, il faudra évaluer la taille de la tâche en analysant la cible. Vous pourrez ainsi estimer la durée de la mission. Cela aidera aussi à constituer l’équipe qu’il vous faut pour bien mener la mission et élaborer un calendrier précis.
Ensuite, toujours dans le processus de la préparation, vous devez utiliser vos expériences antérieures pour identifier les potentielles erreurs. Cette première phase vous permettra d’imaginer le genre de problèmes que ce type d’entreprises rencontre généralement. Cette étape est purement subjective, mais efficace. Elle est utile pour identifier facilement les services qui seront les cibles de votre analyse.
À ce niveau, il faudra élaborer une stratégie d’action et la partager avec votre équipe. Vous pourrez ensuite assigner un rôle à chaque membre, si vous travaillez avec d’autres personnes. Toutefois, n’oubliez pas que vos prévisions pourraient changer une fois sur le terrain. Il faut donc agir en prévoyant l’apparition de nouvelles données qui pourront modifier le calendrier.
Informez de votre arrivée
La réalisation d’un audit n’est pas une occasion pour surprendre les personnes ni pour trouver un bouc émissaire. C’est plutôt un moyen d’apporter son expertise pour l’évolution des activités dans l’entreprise. Pour cela, il faut donner un préavis aux audités avant le jour J. Informez-les de la date et de la durée de votre mission afin qu’ils préparent les documents nécessaires. Vous devez donc leur fournir une liste exhaustive de tout ce qui vous servira à accomplir votre tâche. Laissez-leur une marge de manœuvre pour qu’aucune excuse ne soit avancée à votre arrivée.
Établissez de bonnes relations
Même s’il est important de rester totalement objectif dans la procédure, il faut aussi entretenir les relations humaines. C’est la clé pour mieux analyser une structure.
En effet, l’audit d’une entreprise passe essentiellement par l’entretien avec des personnes à divers niveaux. Ceux qui détiennent les informations dont vous avez besoin sont les dirigeants, les chefs de services et managers. Vous devez alors gagner leur confiance afin d’obtenir auprès d’eux les données qu’il vous faut.
Dans cette circonstance, il faut éviter d’afficher un air de supériorité en face d’elles. Votre mission est d’analyser les services pour que des solutions adéquates soient trouvées aux problèmes. Il ne faudra donc pas en faire trop. Pour cela, vous devez vous mettre dans une posture d’écoute active et d’analyse.
Vous devez faire preuve d’objectivité et d’humilité face à toute situation et devant tout le monde. Montrez aux audités que vous n’êtes pas là en tant que juge, mais plutôt en tant qu’auditeur pour comprendre et décrire. Toutefois, il n’est pas question d’oublier vos objectifs pour vous familiariser avec eux.
Posez les questions pertinentes
Lors des entretiens, ne perdez pas le temps sur des éléments peu importants. Allez droit au but et posez beaucoup de questions, mais les bonnes. Pour cela, il est conseillé d’utiliser la méthode des 5 W : Who, What, When, Where, Why et How. Pour traduire en français, il s’agit de : Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi et Comment.
Les réponses à ces questions vous permettront de savoir comment fonctionne l’entreprise. Vous pourrez alors établir des données fixes et formaliser votre procédure. Cependant, il est important de préparer un guide d’entretien à administrer à chaque personne. Cet outil s’établit essentiellement lors de la phase préparatoire de la mission. Vous aurez ainsi le temps de vous en imprégner pour mieux l’utiliser.
À l’issue des entretiens, vous saurez précisément qui fait quoi, dans quelle situation et pourquoi. Cela vous permettra de constituer un schéma clair de tout et d’identifier tous les dysfonctionnements.
Intéressez-vous aux comptes
Ceci constitue l’étape finale de l’analyse, mais la plus délicate. Elle concerne les finances de l’entreprise à auditer. Vous devez vous plonger dans les comptes de celle-ci pour avoir une connaissance de toutes les transactions. Il s’agit d’éplucher chaque détail de ce service sur les 3 dernières années. Vous devez analyser toutes les données financières :
- devis ;
- factures ;
- payements ;
- investissement.
Vérifiez la concordance de vos données avec ce qui existe vraiment dans la société. Assurez-vous que tout ce qui vous a été fourni est vraiment présent dans les registres de l’entreprise. C’est la seule et meilleure manière d’analyser l’état financier d’une organisation.
Vous connaîtrez ainsi ses dysfonctionnements, ses forces et ses faiblesses pour d’éventuelles améliorations. Chacune de ces données vous permettra à la fin du travail d’établir un rapport complet de la situation. Si vous aviez formé une équipe pour mener la mission, chaque membre devra fournir les résultats de ses investigations. Vous devez donc faire une confrontation des données pour conclure votre intervention.
Après cela viendra le moment de rendre un rapport de tout ce que vous avez vu et fait lors de l’audit. Si toutes les phases de votre analyse sont bien respectées, celle-ci ne représente qu’une simple formalité. Toutefois, elle est indispensable pour que les buts du client soient atteints.
Il s’agit de fournir à ce dernier l’opinion que vous avez pu établir sur l’entreprise auditée. Pour cela, vous devez lui rendre fidèlement la vision que vous avez sur chaque service. Vous devez aussi lui donner les axes d’améliorations à chaque niveau et voir quoi changer les personnes si besoin.
Finalement, il faudra produire une liste de préconisations pour permettre à la cible de surmonter des problèmes. Il s’agit de recommander des mesures à prendre à chaque niveau pour améliorer les performances. Il faut noter que l’évolution de l’entreprise dépend du savoir-faire dont vous faites preuve.
